Tổng hợp các file ecxel trong cùng thư mục

Trong công tác thống kê báo cáo. Phần lớn trường hợp phải cộng số liệu của nhiều đơn vị có mẫu giống nhau. Khi đó thông thuờng người tổng hợp phải tạo nhiều sheet và nhập lại dữ liệu vào từng sheet và dùng hàm SUM để tính tổng trên các sheet. Nay tiện ích tonghop.xla sẽ giúp tổng hợp nhanh mà không cần nhập lại số liệu từ các mẫu của đơn vị


I. Cài đặt công cụ tính tổng, tổng hợp

Copy file tonghop.xla vào thư mục cần thiết trên máy
Mở Excel
Cài đặt công cụ tính tổng: Tools -> Add-Ins -> Browse -> chọn file tonghop.xla vừa copy vào máy
Thiết lập Excel để chạy được macro: Tools -> Macro -> Security – Low
Thoát khỏi Excel

Mộc số máy có thể chạy trực tiếp file bằng các chỉnh lại thiết lập và mở fiel tonghop.xla

II. Thực hiện tính tổng
Chuẩn bị các file dữ liệu của các trường cùng cấp trong 1 thư mục (các file phải giống nhau)
Mở một file biểu mẫu trống (file tổng hợp) để thực hiện tính tổng.

Lưu ý file tổng hợp phải giống với các file cần tổng hợp.

Bấm Cltl – J để chọn file excel của các đơn vị cần tính
Mở thư mục và chọn các file để tính (bấm Ctlr – A để chọn tất cả các file)

Bôi đen khu vực cần tính tổng (chú ý chỉ bôi đen những ô (vùng) được phép nhập dữ liệu và liền kề
Bấm Ctrl – M chương trình sẽ tự động tính tổng của tất cả các file đã chọn tại mục 4 các ô đã được bôi đen

Tiếp tục lại bước 5 cho đến hết

Sau đó ta sẽ được các 1 bảng tính là bảng cộng dồn dữ liệu của các đơn vị

III. Lỗi thường gặp
Chú ý: trong trường hợp bị báo lỗi, kiểm tra:
- Các file không cùng mẫu. Nên dùng chức năng protect cell để hạn chế việc điều chỉnh mẫu và nhập liệu không đúng mẫu
- Không nên bôi đen nhiều quá
- Có thể tổng hợp trên 50 file hoặc hơn

Lưu ý: Nên nén file tonghop.xla bằng winzip hoặc winrar để không bị chương trình diệt virut macro .